Una buona ricetta per organizzare gli eventi

L’organizzazione di un meeting, evento, incontro, tavola rotonda, aziendale, politico, culturale è un progetto di marketing vero e proprio. Nulla o poco a che vedere con i tipi “Festaioli” tanti contatti e pochi fatti.
Il meeting è il prodotto. Ha bisogno di un obbiettivo, un target, uno slogan, un progetto da costruire, un piano da gestire e un risultato da misurare.
L’organizzazione del meeting si compone in 4 passi da seguire in sequenza, come la ricetta di un dolce un po’ complicato con tanti ingredienti:

1) Progettazione:
Definite qual è l’obbiettivo del meeting, qual è il target,quale risultato si vuole raggiungere, quali i contenuti.
2) Attività Pre – evento:
contattate relatori e sponsors, preparate la lista contatti, definite format delle giornate e gli inviti, invitate i contatti, comunicate alla stampa il progetto, organizzate la logistica ; organizzate scenografia, omaggi; preparare la documentazione.
3) Evento:
se avete previsto ogni dettaglio, il giorno dell’evento qualcosa andrà sempre storto, ma lo potrete controllare. Meglio fare delle prove e un briefing la sera precedente con i relatori, in modo da gestire tempi e regole della giornata. Meglio Al via dei lavori, controllare che sia tutto in ordine, registrate gli invitati (meglio anche dargli un segno di riconoscimento). Siate sempre gli ultimi ad uscire dalla sala e i primi ad entrare, assaggiate i menu, ma mangiate per ultimi e finite per primi. Lasciate e raccogliete un questionario di valutazione a tutti gli ospiti.
4) Attività Post Evento:
Il giorno dopo ringraziate gli intervenuti e rimandate ad una prossima occasione. Analizzate i feedback. Sarebbe bene fare una riunione con tutto il personale coinvolto per analizzare ogni fase dell’organizzazione per migliorare il proprio lavoro per il prossimo evento.

Abbiamo quindi utilizzato tutti gli strumenti del marketing per organizzare un prodotto-evento. Tutti gli ingredienti per fare un ottimo dolce. Il grado di gradimento del dolce sarà sempre opinabile, i gusti son gusti… ma l’importante è che non sia venuto SALATO!